FAQ Telefonía de empresa

La VoIP (Voice over IP) es la tecnología que transmite las llamadas telefónicas por Internet en lugar de por la red de cobre tradicional. Para una empresa, significa reducir los costes de comunicación, unificar voz y datos en una sola infraestructura y acceder a funciones avanzadas (IVR, colas de espera, grabación, movilidad) imposibles con la telefonía analógica. La voz se digitaliza y viaja como cualquier otro dato, con calidad HD cuando el enlace está bien dimensionado.

Una centralita on-premise es un servidor físico instalado en sus locales: usted es propietario del equipo, pero también asume el mantenimiento, las actualizaciones y la redundancia. Una centralita cloud (como CallTeam) está alojada en centros de datos seguros y se accede por Internet: sin servidor propio, sin mantenimiento de hardware, actualizaciones automáticas y acceso desde cualquier lugar. Para la mayoría de las pymes, la cloud ofrece la mejor relación entre coste, flexibilidad y fiabilidad.

Un troncal SIP es un enlace telefónico digital que viaja por Internet. Sustituye a las antiguas líneas físicas (RDSI, analógicas). Con un troncal SIP, paga únicamente por los canales (llamadas simultáneas) que necesita, ampliables o reducibles según su actividad, sin límite físico de líneas. Es la base de la telefonía IP moderna y permite conservar sus números mediante portabilidad.

La portabilidad permite conservar su número al cambiar de operador o de tecnología. El proceso está normalizado en España: usted solicita la portabilidad a su nuevo operador, que se encarga de los trámites con el operador de origen. La línea se mantiene activa hasta el cambio, que se realiza sin corte perceptible. Los números fijos y geográficos se portan sin problema; nosotros pilotamos el calendario de principio a fin.

Es la pregunta clave de la telefonía cloud. Hay dos niveles de protección. Primero, la redundancia de su conexión: recomendamos sistemáticamente un backup 4G/5G automático que toma el relevo si la fibra falla. Segundo, la continuidad de la propia centralita: al estar en la nube, sigue operativa aunque su sede pierda la conexión, y las llamadas pueden desviarse automáticamente a móviles o a otra sede. Así, un corte local nunca deja a su empresa incomunicada.

Un softphone es una aplicación (para PC, Mac, smartphone o tableta) que convierte cualquier dispositivo en un teléfono profesional. Se conecta a su centralita cloud por Internet y da acceso a todas las funciones: llamar, transferir, poner en espera, consultar el directorio, ver la presencia de los compañeros. En teletrabajo, el empleado usa el número de la empresa desde casa, con la misma experiencia que en la oficina; el cliente nunca ve un número personal.

En la mayoría de los casos, sí. Sus teléfonos actuales pueden reutilizarse de dos formas. Si ya son compatibles con SIP (la mayoría de los teléfonos IP modernos de marcas como Yealink, Snom o Cisco), se reconfiguran para su nueva centralita. Si son analógicos antiguos, un adaptador (ATA) puede prolongar su vida útil durante la transición. Evaluamos su parque en la auditoría y le indicamos qué conservar y qué conviene renovar.

El coste de una centralita cloud para una pyme depende de varios factores: el número de usuarios, los canales simultáneos necesarios, los terminales elegidos y las opciones (IVR, grabación, integración con CRM). En el mercado, las licencias por usuario suelen situarse entre 15 y 40 € al mes según las funciones. En lugar de aplicar una tarifa rígida, elaboramos un presupuesto preciso y personalizado en 24 h laborables tras una auditoría gratuita de sus líneas y facturas actuales.

La mensajería vocal unificada (Unified Messaging) centraliza todos los mensajes de voz en una única interfaz: aplicación web, aplicación móvil o directamente en su correo electrónico (el mensaje llega como archivo de audio, a veces con transcripción de texto). Ya no hay que llamar a un buzón para escuchar los mensajes: se consultan como los correos, desde cualquier dispositivo, y se pueden reenviar o archivar. Es un gran ahorro de tiempo para los equipos comerciales y de atención.

Una centralita cloud es multisede de forma nativa: todas sus oficinas (sede, delegaciones, sedes remotas) se conectan a la misma centralita por Internet. Los empleados de todas las sedes comparten el mismo directorio, se llaman entre sí de forma interna y gratuita, y transfieren llamadas de una sede a otra con total transparencia. Un único plan de numeración, una única administración, y estadísticas consolidadas de todo el grupo.

Un número no geográfico (900, 901, 902 en España) no está ligado a una zona concreta y da una imagen nacional a su empresa. Un número 900 es gratuito para quien llama (el coste lo asume la empresa), ideal para atención al cliente; un 902 lo comparte el llamante. Un número local (con prefijo provincial) transmite en cambio proximidad y confianza en su zona. Muchas empresas combinan ambos: un local para el arraigo y un 900 para la atención nacional. Le asesoramos según su estrategia.

Sí. Como en toda Europa, la red de cobre tradicional está en proceso de cierre progresivo, y las líneas RDSI y analógicas dejan de comercializarse y de mantenerse. Toda empresa que aún dependa de ellas deberá migrar a la telefonía IP, incluidos los equipos conectados al cobre (fax, alarmas, ascensores, TPV). Anticipar la migración evita el corte; nosotros auditamos sus líneas y planificamos la transición completa antes del cierre en su zona.

El número de llamadas simultáneas depende de los canales SIP que tenga configurados, no de una limitación física. Con un troncal SIP, puede contratar el número de canales que corresponda a su actividad y ampliarlo en picos (campañas, rebajas, temporada alta) o reducirlo después. Dimensionamos los canales según sus llamadas simultáneas en hora punta, no según el número de empleados, para que no pague de más.

La grabación de llamadas es legal en España bajo ciertas condiciones: debe informarse a los interlocutores (mensaje de aviso al inicio de la llamada), existir una base legítima y respetar el RGPD, y en su caso documentarse en el registro de actividades de tratamiento. Las grabaciones deben conservarse de forma segura y durante un plazo proporcionado. La centralita cloud permite activar la grabación por servicio o por usuario, con almacenamiento cifrado. Le ayudamos a configurarla conforme a la normativa y a la AEPD.

Para una pyme sin restricciones particulares (portabilidad de números, integraciones CRM complejas), el plazo de despliegue de una centralita cloud suele ser de 2 a 4 semanas. La fase de configuración y de pruebas lleva unos días; la portabilidad de números sigue su propio plazo (generalmente de 7 a 15 días laborables según el operador de origen). La puesta en servicio se realiza sin corte de su atención telefónica.